Virolahden tarkastuslautakunta
Pöytäkirja 07.12.2022/Pykälä 56

_______________________________________________________________________________

TarkltkV 28.09.2022 § 41 

Valmistelija hallintojohtaja Otto Koskela, p. 040 1992146

 Kuntalain 121 §:n mukaan valtuusto asettaa tarkastuslautakunnan toi­mi­kaut­taan vastaavien vuosien hallinnon ja talouden tarkastuksen jär­jes­tä­mis­tä varten. Tarkastuslautakunnan valtuustolle valmisteltaviin asioihin kuu­luu tilintarkastajan valinta.

 Tarkastuslautakunnan toiminta tarjouskilpailun järjestäjänä koko kun­ta­kon­ser­nin puolesta perustuu kuntalakiin. Sen mukaan tarkastuslautakunnan teh­tä­vä­nä on kunnan ja sen tytäryhteisöjen tarkastuksen yh­teen­so­vit­ta­mi­ses­ta huolehtiminen.

 Kunnan tytäryhteisöjen tilintarkastajaksi on valittava valtuuston hyväksymä ti­lin­tar­kas­tus­yh­tei­sö, jollei tästä poikkeamiseen ole perustelua tar­kas­tuk­sen järjestämiseen liittyvää syytä. Tilintarkastusyhteisö voidaan valita ker­ral­laan enintään kuuden tilikauden hallinnon ja talouden tarkastamista var­ten (Kuntalaki 122 §).

 Virolahden kunnan tilintarkastussopimus päättyy BDO Audiator Oy:n kanssa kuluvaan vuoteen. Sen vuoksi kunnan tulee solmia uusi sopimus hallinnon ja talouden tarkastuspalveluista.

 Hankintalain mukaan kilpailuttamista ei tarvitse suorittaa, jos hankinta jää al­le kansallisen kynnysarvon 60 000 € (Hankintalaki 25 §). Julkisten han­kin­to­jen osalta on kuitenkin suositeltavaa, että hankinnat kilpailutetaan.

 Miehikkälän kunnan tarkastuslautakunta on kokouksessaan 14.9.2022 päättänyt, että kilpailutus tehdään yhdessä Virolahden kunnan kans­sa, jos Virolahden tarkastuslautakunta päättää kokouksessaan yh­teis­kil­pai­lut­ta­mi­ses­ta samoin.

Esittelijä Virolahden kunnan luottamuselimen puheenjohtaja

Päätösehdotus Tarkastuslautakunta päättää
1)  Kilpailuttaa tilintarkastuspalvelut kunnan tytäryhteisöjen puolesta.  Kilpailutus tehdään yhdessä Miehikkälän kunnan kanssa.

2)  Tilintarkastuspalvelut kilpailutetaan kaudeksi 2023-2026.  Virolahden kunnan osaomistama Sarastia Oy vastaa kilpailutuksesta.

3)  Valtuuttaa hallintojohtajan määrittämään kilpailutuksen tarvittavat reunaehdot yhteistyössä Sarastia Oy:n kanssa.

Päätös Päätettiin päätösehdotuksen mukaan.

 Merkitään, että Minna Back-Helvasto poistui kokoustilasta, eikä osallistunut asian käsittelyyn.   Pöytäkirjanpitäjänä toimi hallintojohtaja Otto Koskela, joka poistui asian käsittelyn jälkeen kokouksesta.


Tämä asia käsiteltiin kokouksessa ennen asiaa § 37.

Merkittiin, että Otto Koskela poistui kokouksesta tämän asian käsittelyn jälkeen klo 12:09.

TarkltkV 07.12.2022 § 56  

64/00.03.01/2022  

Valmistelija Hallintojohtaja Otto Koskela, puh. 0401992146.

 Sarastia on pyytänyt tarjouspyynnöllä 413109 tarjoukset Hallinnon ja talouden tarkastuspalvelujen hankinnasta Miehikkälän ja Virolahden kunnille. Ilmoitus on lähetetty julkaistavaksi tarjouspalvelu Hilmaan 6.10.2022 ja määräaikaan 6.11.2022 klo 12.00 mennessä tarjouksen jätti BDO Audiator Oy. Tarjous avattiin Sarastiassa 7.11.2022.

 Tarjousten käsittely avoimessa menettelyssä on kolmivaiheinen. Ensimmäisessä vaiheessa arvioidaan tarjoajien kelpoisuus ja edellytykset suoriutua hankintasopimuksesta, toisessa vaiheessa tarkastetaan tarjousten vastaavuus tarjouspyyntöön ja kolmannessa vaiheessa tehdään tarjouspyynnön mukaisten tarjousten välillä tarjousvertailu tarjouspyynnössä ilmoitetuin valintaperustein.

Tarjousten käsittelyssä todettiin, että tarjoaja täytti tarjoajalle asetetut kelpoisuusehdot. Tarjous vastasi tarjouspyyntöä. Hankinnassa ei suoritettu tarjousvertailua, koska tarjouksia tuli vain yksi.

 Vaikka päättyvän ja uuden sopimuksen hintatasolla ei ole merkitystä hankintapäätöksen kannalta, tehtiin laskennallinen vertailu tilintarkastuspalveluiden kustannustason muutoksesta. Kustannustason nousu päättyvän ja uuden sopimuksen sopimushintojen välillä on noin 16 %. Euromääräisesti laskennallinen arvio kustannusten noususta Virolahden vuoden lakisääteisen tilintarkastuksen osalta on 1.660 euroa (alv 0 %).

 Arvio laskettiin seuraavien osatekijöiden summana:

• Virolahden kunnan hallinnon ja talouden tarkastuspalvelut vievät 7 htp kunnan osalta ja 1 htp tytäryhteisöjen osalta.
  • Hankittavat henkilötyöpäivät kerrottiin niihin tarjotuilla tuntihinnoilla ja verrattiin työmäärän ja nykyisen tuntihinnan tuloon.
• Miehikkälän ja Virolahden kuntien tarkastuslautakuntien sihteerin tehtävät (30h) jaettiin Virolahden ja Miehikkälän kesken puoliksi.
  • Virolahden tuntimäärä (15h) kerrottiin tarjotulla tuntihinnalla ja verrattiin työmäärän ja nykyisen tuntihinnan tuloon.
• EU- ja muut mahdolliset talouden ja hallinnon tarkastuksissa käytettiin oletuksena, että molemmat kunnat hankkivat yhden (1) päivän asiakasvastuullisen tilintarkastajan, erikoisasiantuntijan ja avustavan tarkastajan palveluita.
  • Vertailu tehtiin nykyisiin yksikköhintoihin.

 Sarastian tarjouspyyntö ja BDO:n jättämä tarjous ovat nähtävillä tarkastuslautakunnan kokouksessa. Sopimus ei synny hankintapäätöksellä, vaan hankinnasta tehdään erillinen kirjallinen hankintasopimus päätöksenteon jälkeen.

Esittelijä Virolahden kunnan luottamuselimen puheenjohtaja

Päätösehdotus Tarkastuslautakunta päättää esittää kunnanvaltuustolle, että

1) Virolahden kunnan ja konsernin hallinnon ja talouden tarkastuspalveluiden palveluntuottajaksi tilikausille 2023-2026 valitaan BDO Audiator Oy.

2) se valtuuttaa kunnanjohtajan allekirjoittamaan sopimuksen tilintarkastuspalveluista BDO Audiator Oy:n kanssa.

Päätös Päätettiin päätösehdotuksen mukaan.

Merkitään, että Minna Back-Helvasto poistui kokouksesta asian käsittelyn ajaksi.  Pykälän käsittelyn ajan pöytäkirjanpitäjänä toimi hallintojohtaja Otto Koskela.  Otto Koskela poistui asian käsittelyn jälkeen kokouksesta.  Asiaa käsiteltiin klo 13:51 - 13:57.