Virolahden kunnanhallitus
Pöytäkirja 06.11.2023/Pykälä 207

_______________________________________________________________________________

KhVi 06.11.2023 § 207  

42/01.02.01.00/2023  

Valmistelija Hallintojohtaja Sanna Lahti p. 040 199 2310

Haminan kaupungin ja Kaakon kaksikon (Virolahti ja Miehikkälä) kuntien edustajat ovat jo pitkään keskustelleet, miten yhteistyötä voisi tiivistää kuntien välillä. Erityisesti palkanlaskenta on noussut esille riskienhallinnan ja resursoinnin näkökulmasta. Palkanlaskenta on vaativaa työtä, johon on ollut vaikeuksia rekrytoida osaavaa työvoimaa viime vuosina. Vuonna 2020 kilpailutettiin yhteistyössä Haminan kanssa molempien kuntien uusi palkanlaskentajärjestelmä Populus. Siinä yhteydessä otettiin jo huomioon tiettyjä teknisiä rajapintoja, joiden avulla yhteistyö olisi helppo toteuttaa käytännössä. Tulevien henkilöstömuutosten johdosta palkanlaskennan järjestämisestä uudella tavalla tuli akuutti asia.

Alkuvuodesta 2023 lähtien on käyty neuvotteluja siitä, miten kuntien tekninen palkanlaskenta voitaisiin toteuttaa. Yksimielisesti on päädytty siihen ratkaisuun, että Haminan kaupunki suurempana toimijana toimisi palkanlaskentapalvelujen tuottajana Kaakon Kaksikolle ja myöhemmin erikseen Virolahden ja Miehikkälän kunnille. Haminan kaupungin palveluksessa on kolme vakituista ja yksi määräaikainen palkanlaskija. Virolahdella ei vuonna 2024 ole enää yhtään varsinaista palkanlaskijaa, ja henkilöstöhallinnon palveluista Kaakon kaksikolle vastaavat henkilöstösihteeri ja hallintojohtaja.

Yhteistyön syventämisen johdosta Haminassa voidaan vakiinnuttaa neljän palkanlaskijan resurssi, jolloin toiminta ei ole haavoittuvainen, vaikka yksi palkanlaskija olisi pidempiaikaisesti pois töistä. Jäljellä olevat kolme palkanlaskijaa pystyvät hoitamaan pakolliset tehtävät ilman viivästyksiä palkanmaksuun. Vastaavasti yhteistyön syventäminen turvaa Virolahden ja Miehikkälän kuntien palkanmaksun toteutumisen. Alustavasti on arvioitu, että Haminan kaupungin lisääntyvä työmäärä on noin 0,5 htv, mutta asiaa tarkastellaan uudelleen vuoden 2024 aikana. Haminan kaupungilla lisääntyvä työmäärä ei kuitenkaan lisäisi resurssitarvetta, mutta mahdollistaa neljännen palkanlaskijan vakinaistamisen.

Tämän sopimuksen voimaan astumisen kanssa on samanaikaisesti vireillä kuntaliitosneuvottelut Haminan ja Virolahden välillä. Jos kuntaliitos aikanaan toteutuisi, tulisi uusi kunta tuottamaan palkanlaskennan palvelut myös Miehikkälän kunnalle, jos Miehikkälän kunta näin haluaa. Haminan ja Virolahden osalta tämä sopimus raukeaa mahdolliseen kuntaliitokseen. 

Kuntien välistä yhteistyötä on tehty jo mm. ympäristöterveydenhuollon, eläinlääkintähuollon ja maaseutupalveluiden saralla. Muitakin toimintoja käydään läpi ja arvioidaan yhteistyön lisäämistä. Virolahden ja Miehikkälän kunnilla säilyy edelleen vastuu henkilöstöhallinnon järjestämisestä. Tällä sopimuksella on tarkoitus siirtää vain tekninen palkanlaskenta Haminan kaupungin vastuulle. Sopimuksessa on liite, jossa on tarkemmin kuvattu mitä toimintoja siirtyy Haminan kaupungin palkkahallinnon vastuulle. Sopimukseen ja sopimusliitteeseen voi olla tarpeen tehdä vielä ennen allekirjoituksia vähäisiä teknisluonteisia muutoksia, kun yhteistyön yksityiskohdista keskustellaan Haminan palkkahallinnon ja Virolahden henkilöstöhallinnon asiantuntijoiden kesken.

Liitteenä: Sopimus palkanlaskennan toimintojen hoitamisesta.

Esittelijä Virolahden kunnanjohtaja Otto Koskela

Päätösehdotus Kunnanhallitus päättää hyväksyä sopimuksen omalta osaltaan ja esittää kunnanvaltuustolle, että kunnanvaltuusto
1) hyväksyy liitteenä olevan sopimuksen ja
2) valtuuttaa hallintojohtajan allekirjoittamaan kohdassa 1) hyväksytyn sopimuksen sekä hyväksymään vähäiset teknisluonteiset muutokset allekirjoitettavaan sopimukseen tai sopimusliitteeseen.

Päätös Ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.