Virolahden sivistys- ja hyvinvointilautakunta
Pöytäkirja 24.09.2024/Pykälä 2

_______________________________________________________________________________

SiHyVi 24.09.2024 § 2  

15/00.02.08/2024  

Valmistelija Virolahden vs. hyvinvointijohtaja Erika Jokimies p. 040 710 7326

 Hallintosäännön 15 luku käsittelee kunnan hallinnon kokousmenettelyjä. 126 §:n mukaan toimielin päättää kokouksen ajan ja paikan. Kokous pidetään myös, milloin puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai enemmistö toimielimen jäsenistä tekee puheenjohtajalle esityksen kokouksen pitämisestä ilmoittamansa asian käsittelyä varten. Tällöin puheenjohtaja määrää kokousajan. Puheenjohtaja voi perustellusta syystä peruuttaa kokouksen.

 Sivistys- ja hyvinvointilautakunnan kokoukset on pidetty perinteisesti kunkin kuukauden viimeisenä tiistaina. Määrätyllä ajalla vältetään päällekkäisiä kokouksia, ja asiat etenevät hyvin seuraavan kuukauden alun kunnanhallituksille.

 Hallintosäännön 127 §:n mukaan kokouskutsussa on ilmoitettava aika, paikka ja käsiteltävät asiat. Kutsu lähetetään jäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai -velvollisuus, toimielimen päättämällä tavalla. Jos esityslistalla, liitteissä tai oheismateriaalissa on salassapidettäviä tietoja, asiakirjaan tehdään merkintä salassapidosta.

 Hallintosäännön 128 §:n mukaan kokouskutsu, esityslista, liitteet ja oheismateriaali voidaan lähettää sähköisesti.

 Hallintosäännön 129 §:n mukaan esityslista julkaistaan kunnan verkkosivuilla. Ennen julkaisemista esityslistalta poistetaan salassa pidettävät tiedot sekä henkilötiedot, joihin ei liity tiedottamisintressiä. Esityslistan liitteitä julkaistaan verkossa harkinnan mukaan ottaen huomioon kunnan asukkaiden tiedonsaanti-intressit.

 Toimielimen jäsenen, joka on estynyt saapumasta kokoukseen on kutsuttava varajäsen sijaansa. Milloin jäsen on esteellinen käsittelemään jotakin asiaa kokouksessa tai ei esteen vuoksi voi osallistua jonkin asian käsittelyyn, hän voi kutsua varajäsenen sitä asiaa käsittelemään. Myös puheenjohtaja tai esittelijä voi toimittaa kutsun varajäsenelle.

Esittelijä Virolahden vs. hyvinvointijohtaja Erika Jokimies

Päätösehdotus Sivistys- ja hyvinvointilautakunta päättää, että:
- Kokoukset pidetään pääsääntöisesti kuukauden viimeisenä tiistaina klo 18.00 Virolahden kunnanhallituksen huoneessa. Erikseen päätettäessä kokous voidaan pitää muuna ajankohtana tai muussa paikassa.
- Kokouskutsuna lähetetään kokouksen esityslista liitteineen viimeistään neljä päivää ennen kokousta sähköpostitse. Tulostettu esityslista liitteineen on saatavilla kokouksessa.
- Lautakunnan jäsenet huolehtivat itse varajäsenen kutsumisesta tilalleen, ja materiaalien toimittamisesta hänelle, elleivät itse voi osallistua kokoukseen. Kun lautakunnan jäsen on esteellinen käsittelemään jotakin asiaa, hän kutsuu itse varajäsenen sitä asiaa käsittelemään.

Päätös Hyväksyttiin yksimielisesti.