Virolahden kunnanvaltuusto
Pöytäkirja 11.11.2024/Pykälä 41

_______________________________________________________________________________

KhVi 04.11.2024 § 188 

Valmistelija Vt. kunnanjohtaja Outi Silander p. 040 549 3335

 Hallintojohtaja Sanna Lahti p. 040 199 2310

Kuntalain 121 §:n mukaisesti tarkastuslautakunnan tehtävänä on arvioida, ovatko valtuuston asettamat toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet kunnassa ja kuntakonsernissa toteutuneet ja onko toiminta järjestetty tuloksellisella ja tarkoituksenmukaisella tavalla. Tarkastuslautakunta antaa valtuustolle kultakin vuodelta arviointikertomuksen, jossa esitetään arvioinnin tulokset. Arviointikertomus vuodelta 2023 on käsitelty valtuustossa tilinpäätöksen yhteydessä.

Tarkastuslautakunta on päättänyt kokouksessaan 22.5.2024 § 31 hyväksyä ja allekirjoittaa arviointikertomuksen vuodelta 2023, sekä luovuttaa arviointikertomuksen valtuustolle tiedoksi ja käsiteltäväksi. Lisäksi tarkastuslautakunta on päättänyt esittää valtuustolle, että valtuusto velvoittaisi kunnanhallituksen ja lautakunnat käsittelemään arviointikertomuksen ja antamaan vastineet kertomuksen havaintoihin sekä raportoimaan valtuustolle kuluvan vuoden aikana havaintojen aiheuttamista toimenpiteistä.

Toimielimet ovat käsitelleet syksyn aikana Virolahden kunnan tarkastuslautakunnan vuoden 2023 arviointikertomuksen ja antavat seuraavat vastineensa tarkastuslautakunnan havainnoista Virolahden kunnanvaltuustolle:

Sivistys- ja hyvinvointilautakunta 27.9.2024 § 5 

Tarkastuslautakunnan havainnot ja suositukset

Toteutetun soteuudistuksen myötä kunnan tehtävät painottuvat entistä vahvemmin varhaiskasvatukseen ja koulutukseen. Tarkastuslautakunta on tyytyväinen, että kunnassa painotetaan laadukkaaseen varhaiskasvatukseen ja että erityisen tuen tarpeeseen on pystytty vastaamaan lisäämällä resursseja tarvittaessa.

Hyvinvointityö on näkyvä osa kunnan toimintaa. Virolahden kunnan uudessa strategiassa vuodesta 2024 alkaen hyvinvointi on nostettu esille. Tarkastuslautakunnan mukaan hyvinvoinnin ja terveyden edistämistä olisi hyvä tehdä kaikilla palvelualueilla, kaikissa toiminnoissa.

Sivistys- ja hyvinvointilautakunnan vastine

Virolahden kunnan organisaatiorakennetta on tarkasteltu ja muutettu tämänhetkisten tarpeiden mukaiseksi.

Sivistyksen ja hyvinvoinnin toimialalla on aloitettu yhteistyön kehittäminen, joka koskee kaikkia sivistyksen ja hyvinvoinnin palvelualueita.

Tekninen lautakunta 30.11.2024 § 16

Tarkastuslautakunnan havainnot ja suositukset

Teknisen toimen tavoitteiden toteumaan vaikuttanee henkilöstöresurssien määrä. Lautakunta on huolissaan henkilöstön jaksamisesta ja kuormittumisesta. 

Teknisen lautakunnan vastine

Vuonna 2024 investointien toteuttamisen siirtyminen ja tekemättä jääminen johtuu teknisen toimialan henkilöstövajeesta. Taloudellisen tilanteen vuoksi henkilöstöresurssien määrä jatkuu edelleen niukkana, joka voi vaikuttaa henkilöstön jaksamiseen.

Investointien siirtymisestä mahdollisesti koituviin yllättäviin investointivelvoitteisiin ei ole taloudellisesti mahdollista varautua. Yllättävin tarpeisiin on reagoitava ja tehtävä korjaavat toimenpiteet väliaikaisilla ratkaisuilla. Yllättävät korjaustarpeet ovat lähes poikkeuksetta kalliimpi ratkaisu kuin etukäteen suunnitellut investoinnit.

Kunnanhallitus on merkinnyt osaltaan tiedoksi sivistys- ja hyvinvointilautakunnan ja teknisen lautakunnan vastineet ja antaa kokouksessa 4.11.2024 oman vastineensa yleishallinnon toimialaa koskeviin tarkastuslautakunnan havaintoihin ja suosituksiin.

Yleishallinnon toimialaa koskevat tarkastuslautakunnan havainnot ja suositukset ja kunnanhallituksen vastineet

Vuonna 2023 toteutettu sote uudistus on vaikuttanut kuntien talouteen merkittävästi sekä tulo- että menopuolella, ja kuntien tehtävät painottuvat uudistuksen jälkeen entistä vahvemmin varhaiskasvatukseen ja koulutukseen. Pienevien ikäluokkien myötä ja kunnan asukasluvun laskiessa on kunnan toimintaympäristö varsin haastava, taloutta tulee sopeuttaa tulorahoituksen riittävyyden turvaamiseksi sekä tarkastella palvelu- ja kustannusrakennetta.

Kaakon kaksikon yhteistoiminnan purkaminen aiheuttaa omat käytännön haasteensa ja vaatii ennakointia toiminnan sopeuttamistoimissa toimintaympäristön muutoksiin. Kuntakuvan positiivisuuden sekä hyvän yhteishengen ylläpitäminen on elintärkeää. Yhdessä tekemällä luodaan kuntaan elinvoimaisuutta, tästä hyvänä esimerkkinä kunta palkittiin vuoden kymenlaaksolaisena kylänä vuonna 2023.

Kunta osallistui yhteistyössä mm. Loviisan asuntomessuille, lisäksi toteutettiin yhteistyössä markkinointikampanja Tilaa pysähtyä ja olla oma itsesi. Kunnassa järjestetyt tapahtumat kuten Arktika-päivät sai hyvin mediahuomiota sekä kasvatti kävijämääräänsä. Lautakunta näkee tärkeänä markkinoinnin ja erilaiset tapahtumat positiivisen mielikuvan vahvistamiseksi sekä kunnan tunnettavuuden lisäämiseksi.

Kunnanhallituksen vastine:

Virolahden kunnan voimassa olevan kuntastrategia 1.1.2024 alkaen on laadittu ja hyväksytty kunnanvaltuustossa 13.11.2023 muuttuneen toimintaympäristön tarpeisiin. Hyvinvointialueuudistus, Venäjän käymä hyökkäyssota Ukrainassa, paikallisesti päättyvä yhteistyö Kaakon kaksikko toimintamallilla Miehikkälän kunnan kanssa ja Virolahden kunnan talouden tasapainottamistarve ovat peruste kuntastrategian päivittämiselle. Muutos on myös mahdollisuus. Organisoimalla toimintaa uudelleen on mahdollisuus tuottaa entistä parempia palveluja kuntalaisille, yrityksille ja muulle kuntaorganisaatiolle. Kuntastrategian toimeenpaneminen ohjaa niin viranhaltijoiden kuin päättäjien toimintaa kunnassa. Kaakon kaksikko yhteistyön päättymisen jälkeen kunnassa on käyty yhteistoimintaneuvottelujen ensimmäinen osa, jossa lähinnä sivistys- ja hyvinvointipalvelujen organisoituminen on päätetty 1.8.2024 alkaen.

Tarkastuslautakunnan esiin nostama markkinoinnin ja erilaisten tapahtumien positiivisten mielikuvien vahvistaminen sekä kunnan tunnettavuuden lisääminen on tärkeä osa niin päättäjien kuin viranhaltijoiden työtä.

Kunnan talous

Kunnan taloustilanne on edelleen huolestuttava. Vuosikatteen ja poistojen suhdetta kuvaa tunnusluku vuosikateprosentteina poistoista. Jos tunnusluku on vähintään 100, on kunnan talous tasapainossa, miinusmerkkinen vuosikateprosentti merkitsee, että kunnan talous on selkeästi epätasapainossa. Kunnan tunnusluku vuosikateprosentteina poistoista vuonna 2023 on vuoden 2022 tavoin negatiivinen (vuonna 2023 -19, vuonna 2022 -97), keskeisenä tavoitteena tuleekin olla vuosikatteenprosentteina poistoista kääntäminen positiiviseksi.

Vuoden 2023 alusta hyvinvointialueuudistus muutti kuntien rahoitusrakennetta merkittävästi. Talouden kehitystä tulee seurata tulevina vuosina erityisen tarkasti. 

Kunnanhallituksen vastine:

Kunnanhallitus on tarkastuslautakunnan kanssa samaa mieltä siitä, että kunnan taloustilanne on edelleen huolestuttava. Talouden tervehdyttämiseen tähtäävistä toimenpiteistä on raportoitu mm. välitilinpäätöksessä 31.7.2024.

Talousarviovuodelle 2024 päivitetyssä strategiassa keskeiseksi painopisteeksi onkin nostettu talouden tervehdyttäminen siten, että toiminta ja talous saadaan tasapainoon pitäen kuitenkin kuntalaisten verotuksen kohtuullisella tasolla. Tähän pyritään mm. siten, että toiminnan ja investointien rahavirta on taloussuunnitelmakaudella palauttaa positiiviseksi. Vuosikate on pyrkimys palauttaa positiiviseksi taloussuunnitelmakaudella, jolloin tarkastuslautakunnan mainitsema tunnusluku (vuosikateprosentteina poistoista) kääntyy myös positiiviseksi.

Voimassa olevan hallintosäännön mukaan toimielimet ja toimialasta vastaavat johtavat viranhaltijat seuraavat talousarvion toteutumista kuukausittain. Toiminnan ja talouden toteutumisesta raportoidaan toimielimille talousarvion täytäntöönpano-ohjeessa määritellyllä tavalla. Lakisääteisen tilinpäätösraportoinnin lisäksi toimielimet raportoivat osavuosikatsauksin talousarvion toteutumisesta valtuustolle vähintään kerran tilikauden aikana. Osavuosikatsauksen laadinnan ajankohta määritellään kunnanhallituksen hyväksymässä talousarvion täytäntöönpano-ohjeessa. Vuodelle 2024 molemmat Kaakon kaksikon kunnat laativat kumpikin vain yhden välitilinpäätöksen heinäkuun lopun tilanteesta, sillä yhteistyön päättyminen sivistys- ja hyvinvointitoimialalla sekä kuntatekniikan toimialalla oli luonteva taitekohta raportoinnin näkökulmasta.

Talousarviotavoitteet tulee johtaa kuntastrategiasta ja tavoitteiden tulee olla selkeästi mitattavia, jotta niiden toteutumista voidaan arvioida ja selvittää riittävästi. Lautakunta toivoo edelleen, että tavoitteiden selkeä mitattavuus otettaisiin huomioon uuden strategian pohjalta laadittujen talousarviotavoitteiden mittareiden laadinnassa. Strategian seuranta ja arviointi on luonnollisesti sitä helpompaa mitä selkeämmin strategian toteutumista kuvaavat mittarit ja niiden tavoitetasot on määritelty. Mittareiden heijastamien arvojen pitäisi myös johtaa toimenpiteisiin, jos ne eivät ole halutulla vaihteluvälillä tai tavoitetasolla

Kunnanhallituksen vastine:

Vuoden talousarvion 2025 laadinnassa pyritään kehittämään edelleen eri tulosyksiköiden ja toimialojen talousarviotavoitteita siten, että niissä huomioimaan tarkastuslautakunnankin esittämä toive siitä, että tavoitteille laadittavien mittareiden suunnittelussa huomioidaan mitattavuus sekä seurannan ja arvioinnin näkökulma.

Elinkeino- ja matkailutoimi

Kunnan matkailutoiminta on koronavuosien jälkeen vireää ja tapahtumien kävijämäärät kasvussa, tapahtumia järjestetään yhteistyössä paikallisten yritysten ja yhteisöjen kanssa. Eräänä uuden strategian painopisteenä onkin matkailun edistäminen, missä varmasti löytyy paljon käyttämätöntä potentiaalia. Lautakunta tiedustelee, millä keinoin on tarkoitus kasvattaa alueen vetovoimaa matkailun saralla ja olisiko tapahtumista mahdollista luoda ympärivuotisia.

Kunnanhallituksen vastine:

Virolahden kunta on yksi Cursor Oy:n kuntaomistajista 0,5 % omistusosuudellaan. Cursor Oy on Kotkan-Haminan seudun kehittämisyhtiö, joka palvelee Etelä-Kymenlaakson kuntien ja kaupunkien lisäksi myös Loviisan kaupunkia. Yhtiön missiona on alueen elinkeinoelämän kehittäminen ja sen perusteella elinvoiman vahvistaminen. Cursorin palvelut jakautuvat kolmeen tulosalueeseen: yrityspalvelut, invest in ja matkailu. Matkailun tavoitteena on saada lisää matkailijoita ja matkailutuloa seudulle. Cursor toimii yhteistyössä kunnan kanssa. Virolahden osalta elinkeino- ja matkailutoimesta vastaa matkailupäällikkö ja pieni joukko kausityöntekijöitä tapahtumissa ja museolla. Tarkastuslautakunnan tiedustelu alueen vetovoiman kasvattamiseksi matkailun saralla ja tapahtumien luominen ympärivuotisiksi voivat toteutua vain ja ainoastaan yhteistyössä Cursorin ja yritysverkoston kanssa.

Henkilöstöraportti antaa hyvän käsityksen kunnan henkilöstötilanteesta sekä henkilöstösuunnitelmista ja kehittämistyöstä. Sairauspoissaolot laskivat hieman vuodesta 2022. Kaakon Kaksikon kehityskeskusteluprosentti oli noin 75 % (vuonna 2022 90 %), tavoitteena ollutta 100 % ei saavutettu ja prosentti laski vuodesta 2022 merkittävästi. Henkilöstöraportilla ei ole avattu syitä, miksi tavoitteena ollutta kehityskeskusteluprosenttia ei ole saavutettu. Lautakunta tiedustelee, mitkä syyt ovat vaikuttaneet kehityskeskusteluprosentin laskuun vuonna 2023.

Vuoteen 2023 liittyy useita henkilöstön kannalta merkittäviä muutoksia: organisaatiossa tapahtuneet henkilöstövaihdokset, eläköitymiset, henkilöstön siirtymiset hyvinvointialueelle, sivistys- ja hyvinvointipalveluiden muutosneuvottelut, päätökset Kaakon kaksikon yhteistoiminnan päättämisestä. Henkilöstölle vuosi 2023 oli varmasti kuormittava ja henkilöstö ansaitsee kiitosta hyvin tehdystä työstä haasteellisessa tilanteessa. Palvelut on pystytty tuottamaan haastavassa ja kuormittavassa tilanteessakin erinomaisesti.

Kunnanhallituksen vastine:

Vuodelta 2023 laadittiin vielä Kaakon kaksikon kuntien yhteinen henkilöstöraportti, mutta raportointi on tarkoitus vuodelle 2024 muuttaa kuntakohtaiseksi. Suurin yksittäinen selittävä tekijä kehityskeskusteluprosentin alenemaan oli henkilöstövaihdokset, myös esihenkilövaihdokset ja osin vaillinainen perehdytys. Kehityskeskusteluohjeistusta esihenkilöille päivitettiinkin loppuvuodesta 2023 siten, että toimialat (esihenkilöt) voivat itse jaksottaa kehityskeskustelujen aikataulutusta siten, että mikäli toiminnan kannalta luontevampi ajankohta kehityskeskusteluille on alkuvuoden sijaan alkusyksy, voi keskustelut suunnitella myös syksyyn. Samalla päivitettiin kehityskeskustelupohjaa ja kehitettiin valitun mittarin seurantaa/raportointia. Tärkeää edelleen työnantajan näkökulmasta on, että jokaiselle työntekijälle annetaan mahdollisuus vähintään kerran vuodessa kahdenkeskiseen keskusteluun oman esihenkilön kanssa siten, että keskustelun tavoitteena on kehittää työtä ja työyhteisön toimintaa.

Sekä vuonna 2023 että edelleen vuonna 2024 on muutostilanteisiin liittyen tarjottu henkilöstölle muutostukena mm. kohdennettua valmennusta ja organisaatiopsykologin koulutuksia esihenkilöille ja koko henkilöstölle. Lisäksi henkilöstöhallinnon ja esihenkilöiden tiivis yhteistyö työterveyshuollon palveluntarjoajan kanssa on todettu merkitykselliseksi henkilöstöä kuormittavissa tilanteissa. Henkilöstön työkyvystä huolehtiminen sekä osaamisen ja esihenkilötaitojen jatkuva kehittäminen koetaan tärkeäksi myös tulevaisuudessa.

Esittelijä Virolahden vt. kunnanjohtaja Outi Silander

Päätösehdotus Kunnanhallitus merkitsee annetut lausunnot tiedoksi ja antaa ne edelleen kunnanvaltuustolle tiedoksi.

Päätös Ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.

KvVi 11.11.2024 § 41  

21/00.03.01/2024  

Esittelijä Virolahden vt. kunnanjohtaja Outi Silander

Päätösehdotus Kunnanvaltuusto päättää merkitä annetut lausunnot tiedoksi.

Päätös Ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.