Virolahden tekninen lautakunta
Pöytäkirja 25.09.2024/Pykälä 3

TeknLtk 25.09.2024 § 3

_________________________________________________________________________ 

16/00.01.01.00/2024  

Valmistelija Tekninen johtaja

Hallintosäännön 127 §:n mukaan lautakunnan kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat. Kokouskutsussa on mainittava, mitä toimielimen päätöksentekotapaa noudatetaan kunkin asian kohdalla. Jos asia käsitellään sähköisessä päätöksentekomenettelyssä, tulee kutsussa ilmaista, mihin mennessä asia on käsiteltävä sähköisesti.

Esityslista, joka sisältää selostuksen käsiteltävistä asioista ja ehdotukset toimielimen päätöksiksi, lähetetään kokouskutsun yhteydessä, jolleivät erityiset syyt ole esteenä. Jos esityslistalla, liitteissä tai oheismateriaalissa on salassa pidettäviä tietoja, asiakirjaan tehdään merkintä salassapidosta. Kokouskutsu lähetetään jäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai -velvollisuus, toimielimen päättämällä tavalla.

Hallintosäännön 128 §:n mukaan kokouskutsu, esityslista, liitteet ja oheismateriaali voidaan lähettää sähköisesti. Tällöin kunnanhallitus tai sen nimeämä viranhaltija vastaa siitä, että tähän tarvittavat tekniset laitteet, järjestelmät ja tietoliikenneyhteydet ovat käytettävissä.

Hallintosäännö 129 §:n mukaan esityslista julkaistaan kunnan verkkosivuilla. Ennen julkaisemista esityslistalta poistetaan salassa pidettävät tiedot sekä henkilötiedot, joihin ei liity tiedottamisintressiä. Esityslistan liitteitä julkaistaan verkossa harkinnan mukaan ottaen huomioon kunnan asukkaiden tiedonsaanti-intressit.

Esityslista liitteineen lähetetään lautakunnan jäsenille ja muille kokoukseen oikeutetuille sähköpostitse kuutta päivää ennen kokousta. Tulostetun esityslistan voi hakea kuntien infosta viittä päivää ennen kokousta. Tulostettu esityslista liitteineen on saatavilla myös kokouksessa.

Esittelijä Virolahden tekninen johtaja Ilkka Jantunen

Ehdotus Lautakunta päättää, että kokouskutsu ja esityslista liitteineen lähetetään lautakunnan jäsenille ja muille kokoukseen oikeutetuille sähköpostitse kuutta päivää ennen kokousta. Tulostetun esityslistan voi hakea kunnan infosta viittä päivää ennen kokousta. Tulostettu esityslista liitteineen on saatavilla kokouksessa.

Muutosehdotus  Lautakunta päättää, että kokouskutsu ja esityslista liitteineen lähetetään lautakunnan jäsenille ja muille kokoukseen oikeutetuille sähköpostitse neljä päivää ennen kokousta. Tulostetun esityslistan voi hakea kunnan infosta neljää päivää ennen kokousta. Tulostettu esityslista liitteineen on saatavilla kokouksessa.

Päätös Muutosehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.