Virolahden kunnanhallitus
Pöytäkirja 26.05.2025/Pykälä 86

_______________________________________________________________________________

KhVi 26.05.2025 § 86  

67/00.06.01/2024  

Valmistelijat Hallintojohtaja Sanna Lahti p. 040 199 2310

 Virolahden kunnanjohtaja Topi Heinänen

 Miehikkälän kunnanjohtaja Anne Ukkonen

Kaakon kaksikko -yhteistyö on päättynyt Virolahden ja Miehikkälän kunnanvaltuustojen yhteisellä päätöksellä, jolloin myös talous- ja henkilöstöhallinnon sekä toimialariippumattomien tietohallinnon palveluiden tuottaminen Kaakon kaksikko -toimintamallilla päättyi kokonaisuudessaan 31.12.2024. Kaakon kaksikon purkautumisen johdosta talous- ja henkilöstöhallinnon henkilöstön (hallintojohtaja, taloussuunnittelija, laskentasihteeri ja henkilöstösihteeri) on sovittu jäävän Virolahden kunnan työnantajavastuulle. Molemmissa kunnissa tietohallinnon palveluista vastaa Kaakkois-Suomen Tieto Oy ja kunnilla on erilliset sopimukset palveluista ict-palveluita omistaja-asiakkailleen tuottavan sidosyksikön kanssa.

Talous- ja henkilöstöhallinnon palveluiden osalta on kuitenkin tunnistettu molemminpuolinen tarve ja halukkuus jatkaa yhteistyötä uudella toimintamallilla myös 1.1.2025 alkaen, mistä nyt sovitaan erillisellä sopimuksella. Sopimusluonnosta on valmisteltu yhteistyössä kuntien viranhaltijoiden kanssa ja luonnos on toimitettu kunnanhallituksen jäsenille oheismateriaalina.

Kuntien välisestä yhteistyöstä ja talous- ja henkilöstöpalveluiden järjestämisessä sovitaan seuraavaa:

1. Virolahden kunta (Palveluntuottaja) vastaa talous- ja henkilöstöpalveluiden järjestämisestä Miehikkälän kunnalle (Tilaaja).

2. Talouspalveluiden tehtävänä on huolehtia kuntien taloussuunnittelusta ja -seurannasta, talousraportoinnista, kirjanpidosta, ostolaskujen käsittelystä sekä maksuliikenteestä. Virolahden järjestämisvastuulla on edelleen mm. ostolaskujen kierrätys ja ostoreskontra, myyntireskontra, kirjanpito sekä lakisääteinen talousraportointi ja kirjanpidon perusteella laadittavat viranomaisilmoitukset. Lisäksi talouspalveluiden tulosalueen henkilöstö tuottaa kuntapäättäjien ja johdon päätöksenteon tueksi ajantasaista informaatiota kunnan ja kuntakonsernin taloudellisesta tilanteesta. Selvyyden vuoksi todetaan, että konserniyhtiöiden talouspalvelut eivät sisälly sopimukseen.

3. Henkilöstöpalveluiden tehtäviin kuuluu henkilöstön ja luottamushenkilöiden henkilöstöasioiden hoitaminen sekä henkilöstöpolitiikan linjausten valmistelu ja toteuttaminen. Virolahden järjestämisvastuulla on edelleen henkilöstöhallinnon peruspalveluiden tuottaminen, kuten palkanlaskenta ja siihen kiinteästi liittyvät tukipalvelut, mutta kumpikin kunta vastaa hyväksyttyjen talousarvioiden mukaisesti itse työterveyshuollon, tyky-toiminnan ja koko henkilöstöä koskevan koulutuksen järjestämisestä. Henkilöstöpalveluiden tulosalueella keskeistä osaamisaluetta on mm. palkkahallinnon ja palvelussuhdeasioiden hoitaminen ja neuvonta, työnantajan ja henkilöstön väliset yhteistoiminta-asiat sekä virka- ja työehtosopimuksiin liittyvät paikallisneuvottelut. Palkanlaskentapalveluissa tehdään sopimuksen allekirjoitushetkellä yhteistyötä myös Haminan kaupungin palkkahallinnon asiantuntijoiden kanssa. Henkilöstöpalveluissa koordinoidaan myös työterveyshuollon kanssa tehtävää yhteistyötä sekä hoidetaan työnantajaorganisaation velvollisuuksiin kuuluvaa viranomaisraportointia. Henkilöstöhallinnon asiantuntijat tukevat kunnassa tehtävää esihenkilötyötä, tuottavat perustiedot mm. koko organisaatiota koskevia henkilöstö- ja koulutussuunnitelmaa varten sekä laativat vuosittain kunnan henkilöstöraportin. Selvyyden vuoksi todetaan, että konserniyhtiöiden henkilöstöpalvelut eivät sisälly sopimukseen.

4. Sopimuksen osapuolet voivat liittää talous- ja henkilöstöpalveluita koskevan palvelusopimuksen palvelusisältöön talous- ja henkilöstöpalveluista vastaavalle viranhaltijalle kuuluvia tehtäviä ja toimivaltaa, mutta näistä tulee sopia erikseen.

Osana talous- ja henkilöstöpalveluiden yhteistyösopimusta Virolahden ja Miehikkälän kunnat sopivat myös siitä, että yhteistoimintatoimielimenä sekä työsuojelulain edellyttämänä työsuojelutoimikuntana molempien kuntien osalta toimii Virolahden ja Miehikkälän yhteinen yhteistyötoimikunta. Pienten kuntien molemminpuolinen etu on, että työsuojelussa sekä muussa yhteistoiminnassa voidaan jatkossakin hyödyntää yhteistä toimielintä. Tavoitteena on jatkaa avointa vuoropuhelua henkilöstön edustajien kanssa siten, että yhteistyötoimikunnan esittelijänä ja pöytäkirjanpitäjänä toimii työsuojelupäällikkö, joka nimetään palveluntuottajan organisaatiosta. Työnantajia yhteistyötoimikunnassa edustavat kunnanjohtajat ja toimiala-/palvelualuejohtajia on mahdollista kuulla asiantuntijoina kyseisessä toimielimessä kuten aiemminkin. Yhteistoiminnan sisällyttämistä palvelusopimukseen on käsitelty yhteistoiminnassa henkilöstön edustajien kanssa.

Sopimus tulee takautuvasti voimaan 1.1.2025 alkaen toistaiseksi voimassa olevana ja sitä on jo sovellettu vuonna 2024 Kaakon kaksikon palveluohjaustyöryhmässä käytyjen linjakeskustelujen sekä kuntien vuoden 2025 talousarvioihin kirjattujen ja kuntien valtuustoseminaareihin pohjautuvien periaatteiden mukaisesti. Sopimussisältö ja kuntayhteistyö on lisäksi huomioitu molempien kuntien päivitetyissä hallintosäännöissä.

Sopimuksen irtisanomisajan määrittelyssä on huomioitu se, että mm. palvelutuotantoon käytettävien järjestelmien irtisanomisajat ovat pitkät. Sopimussisältöä täsmennetään vuoden 2025 aikana laadittavalla sopimusliitteellä, jossa yksilöidään tuotettavat palvelut ja sovitaan yksityiskohtaisemmin vastuun-/tehtävänjaosta Palveluntuottajan ja Tilaajan välillä. Sopimusliitettä ja sopimuksen kohdetta voidaan muuttaa sopimuksen voimassaolon aikana yhteisissä neuvotteluissa, mikäli muutokset palvelevat palvelujen järjestämisen saavuttamisessa.

Palvelunseuranta esitetään toteutettavaksi sekä talous- että henkilöstöpalveluiden osalta ohjausryhmätyönä, mihin osallistuvat molempien kuntien kunnanjohtajat ja talous- ja henkilöstöpalveluista vastaava viranhaltija sekä tarvittaessa talous- ja henkilöstöhallinnon sekä yleishallinnon muu henkilöstö. Tavoitteena on, että ohjausryhmä kokoontuu vähintään puolivuosittain.

Esittelijä Virolahden kunnanjohtaja Topi Heinänen

Päätösehdotus Kunnanhallitus esittää, että kunnanvaltuusto
1) päättää hyväksyä talous- ja henkilöstöpalveluiden yhteistyösopimuksen Miehikkälän kunnan kanssa 1.1.2025 alkaen,
2) valtuuttaa kunnanjohtajan allekirjoittamaan sopimuksen; sekä
3) valtuuttaa kunnanjohtajan neuvottelemaan sopimusliitteiden sisällöstä ja hyväksymään sopimusliitteet palveluntuottajana, sekä päivittämään sopimusliiteitä, mikäli muutokset palvelevat kuntia palvelujen järjestämisen saavuttamisessa.

Päätös Ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.