Virolahden kunnanvaltuusto
Pöytäkirja 16.05.2022/Pykälä 8

_______________________________________________________________________________

KhVi 25.04.2022 § 75 

Valmistelija Hallintojohtaja Otto Koskela, puh. 040 199 2146.

Tausta

Kaakon kaksikon maksuliikenne hoidetaan tällä hetkellä Nomentian Win Maksuliikenne -sovelluksella. Sovelluksen ensimmäinen versio on tehty vuonna 1995, mistä alkaen Maksuliikenteeseen on tehty versiopäivityksiä. Sovellus on ns. On-Premise -ohjelmisto, eli sovellus on asennettu Virolahden ja Miehikkälän käyttämälle palvelimelle.

Nomentia ilmoitti 13.4.2022 Win Maksuliikenteen ylläpidon päättymisestä 28.2.2023 alkaen. Samassa yhteydessä ilmoitettiin käytössä olevan Win Maksuliikenteen irtisanomisesta. Irtisanomisperusteena todettiin Maksuliikenneohjelmistossa käytettyjen teknologioiden elinkaaren päättyminen.

Virolahti ja Miehikkälä tarvitsevat siten uuden sovelluksen maksuliikennettä varten. Uusi sovellus kannattaa hankkia Saas -palveluna (pilvipalvelu), mikä ei vie omaa levytilaa ja mahdollistaa sovelluksen ketterämmän käytön etänä.

Taloushallinnon töiden jakautumisen näkökulmasta käyttöönotto olisi järkevä aikatauluttaa alkusyksylle 2022, sillä talousarvioiden sekä tilinpäätösten laadinnat ajoittuvat loppuvuoteen 2022 sekä alkuvuoteen 2023. Realistinen tavoiteaikataulu uuden sovelluksen käyttöönotolle olisi marraskuu 2022.

Kustannukset

Käyttöönoton arvoitu kertakustannus on noin 6 000 - 8 000 euroa. Kuukausittaisen lisenssimaksun taso lienee uusissa sovelluksissa 650 - 750 euron luokkaa.

Lisäksi on huomioitava, että käyttöönoton yhteydessä uudesta sovelluksesta on rakennettava liittymät ainakin Visman Intimeen (kirjanpito) sekä CGI:n Populukseen (HR ja palkanlaskenta). Liittymätöihin tulee varata arviolta yhden työpäivän verran resursseja, noin 1 500 euroa/liittymä. Todennäköisesti Visma ja CGI veloittavat myös kuukausimaksun liittymien käytöstä, noin 50 euroa/liittymä.

Tällä hetkellä poistuvan Maksuliikenneohjelman kustannukset ovat vuositasolla noin 5 000 euroa, eli noin 417 euroa kuukaudessa.

Arvioitu lisärahoitustarve koostuu siten seuraavasti:

• Käyttöönottokustannukset: 8 000 €
• Liittymätyöt: 1 500 € x 2 = 3 000 €
• Korkeammat maksut marras- ja joulukuulta: (750 € - 417 €) x 2 = 666 €
• Liittymäveloitukset marras- ja joulukuulta: 50 € x 2 x 2 = 200 €

Yhteensä: 11 866 €

Palveluohjaustyöryhmän (11.11.2021) linjauksen mukaisesti talous- ja henkilöstöhallinnon ICT-kustannukset jaetaan puoliksi Virolahden ja Miehikkälän välillä. Arvioidut kustannukset ovat siis 5 933 euroa/kunta. Budjetointi tehdään Kaakon kaksikossa 100 euron tarkkuudella.

Esittelijä Virolahden kunnanjohtaja Veli-Matti Pulli

Päätösehdotus Kunnanhallitus päättää esittää kunnanvaltuustolle 6 000 euron lisämäärärahan myöntämistä taloushallinnon ICT-kustannuksiin.

Päätös Ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.

KvVi 16.05.2022 § 8  

30/02.01.02/2022  

Valmistelija hallintojohtaja Otto Koskela

Esittelijä Virolahden kunnanjohtaja Veli-Matti Pulli

Päätösehdotus Kunnanvaltuusto myöntää taloushallinnolle 6 000 euron lisämäärärahan ICT-kustannuksiin.

Päätös Ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.