Virolahden kunnanvaltuusto
Pöytäkirja 13.08.2025/Pykälä 41

_______________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________

KhVi 04.08.2025 § 130 

Valmistelija Kunnanjohtaja Topi Heinänen 040 199 2146

Virolahden kunnan hallintosäännön § 38 "Viran perustaminen ja lakkauttaminen sekä virkanimikkeen muuttaminen" mukaan kunnanvaltuusto päättää viran perustamisesta ja lakkauttamisesta. Virkanimikkeen muuttamisesta päättää henkilöstöjaosto, pois lukien toimialajohtajat, joiden virkanimikkeistä päättää kunnanhallitus.

Nykyisen hallintosihteerin palvelussuhde päättyy 31.7.2025. Hallintosihteerin työsuhde on tämän jälkeen täyttämättä ja tehtävät on tällä hetkellä tilapäisesti jaettu muulle henkilöstölle. Virolahden kunnan hallintorakenteesssa tapahtuneiden muutosten myötä hallintosihteerin tehtävää ei ole nykyisenkaltaisena järkevää täyttää.

Virolahden kunnan koko henkilöstöä koskeneiden yhteistoimintaneuvottelujen neuvottelumuistiossa 12.3.2025 todettiin, että  hallintorakenteen uudistamisella on vaikutusta mm. esittelyvastuisiin ja toimistosihteereiden sekä osaltaan myös palvelusihteerin ja hallintosihteerin työnkuviin, jolloin mm. tehtävänimikkeet, työnkuvat ja työnvaativuudet on tarpeen arvioida uudelleen. Niin ikään keskushallinnon, toimialojen ja tukipalvelujen (talous- ja henkilöstöpalvelut) välistä tehtävänjakoa on yhteistoimintaneuvotteluissa läpikäydyn esityksen mukaan syytä muutoinkin tarkastella työmäärien tasaamiseksi ja vastuiden selvittämiseksi. Talous- ja henkilöstöpalvelujen osalta on huomioitava talous- ja henkilöstöpalveluja koskeva yhteistyösopimus Miehikkälän kunnan kanssa.

Hallintorakenteen uudistamisen myötä kunnassa on havaittu tarve uuden viran perustamiselle. Tämä johtuu pääsääntöisesti siitä, että tietyt päätökset voidaan tehdä vain viranhaltijoiden toimesta. Viranhaltijaorganisaatio on tällä hetkellä kapea ja varsinkin sijaistusten järjestäminen on haastavaa ilman uuden viran perustamista.

Hallinnon asiantuntijan tehtävät tulisivat koostumaan pääsääntöisesti hallintosihteerin vanhoista työtehtävistä. Alustavan suunnitelman mukaan hallinnon asiantuntijan tehtävänä on tukea muun organisaation toimintaa hallinnollisissa asioissa, kuten esimerkiksi vastata tiedonhallintamallin kehittämisestä, kokousjärjestelyistä, asiakirjahallinnosta, arkistoinnista sekä toimialariippumattoman tietohallinnon palveluyhteistyön kehittämisestä. Lisäksi hänelle voidaan antaa vastuita liittyen mm. toimialarajat ylittävän hallinnollisen työn organisointiin sekä julkisten hankintojen kehittämiseen.

Esittelijä Virolahden kunnanjohtaja Topi Heinänen

Päätösehdotus Kunnanhallitus esittää valtuustolle, että se
1) perustaa halinnon asiantuntijan viran; ja
2) valtuuttaa kunnanjohtajan ja hallintojohtajan valmistelemaan tarkemman tehtävänkuvan ja käynnistämään voimassa olevan rekrytointiohjeen mukaisen hakumenettelyn.

Päätös Päätösehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.

KvVi 13.08.2025 § 41  

23/01.01.00.00/2025  

Esittelijä Virolahden kunnanjohtaja Topi Heinänen

Päätösehdotus Kunnanvaltuusto päättää:
1) perustaa halinnon asiantuntijan viran; ja
2) valtuuttaa kunnanjohtajan ja hallintojohtajan valmistelemaan tarkemman tehtävänkuvan ja käynnistämään voimassa olevan rekrytointiohjeen mukaisen hakumenettelyn.

Päätös Päätösehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.